如何在大陆做生意 （四）
文/龚如仲（Ralph）
第十章：代表处的卷宗和档案管理
1） 首席代表（或总经理）将负责保证办公室里有足够的卷宗和档案供员工们使用，同时还要制定好一切有关卷宗和档案管理的规章制度，以供雇员们照章执行。
2） 代表（或经理）将负责做到对办公室有关文档或卷宗的妥善管理和保存；同时，也要保存和处理好公司的来往邮件、信函、传真、记录等等，并保证它们的安全和使用。
3） 代表和所有经理级员工都应备有“日常记事本”，记载着本部门每天发生的业务细节和活动信息。
1）关于出差
A 出差申请
(a) 公务出差前，有关雇员必须事先填写和提交“出差申请表”。
(b) “出差申请表”必须得到首席代表（或总经理）的批准。
B 出差费用报销
(a) 雇员要按时间顺序和先后所到地点填好“出差报销申请表”；与此同时，要把所有与出差有关的报销单据附上。
(b) 首席代表（或总经理）审查并批准此“出差报销申请表”。
(c) 办事处财务主管复审有关表格和单据，然后支付有关出差员工所花费用。
A 有关人员向负责文具用品采购的主管人员提供所需文具或其它办公用品的清单。
B首席代表（或总经理）审查并批准购买清单。
C 购买有关文具或其它办公用品后，将由财务主管凭发票或单据来支付采购人员所花费用。
D 在正常情况下，要由办公室统一采购所有文具或其它办公用品，不主张由雇员个人提出采购要求。
3） 关于其它行政开支（如“办公室租赁”、“办公室有关设备修理和维护”等）
A 有关负责人检查和确认有关发票或单据。
B 首席代表（或总经理）有权批准低于（并包含）金额为5000美元的报销事宜。
C 超过金额5000美元以上的预算费用或报销凭证，则要报请美国总公司CFO（首席财务官）批准后方可予以置办和（或）报销。
说句心里话，以上所提供的“规章制度”并非是最完善的，有些规定也许已经过时。我之所以把我以前管理代表处的有关规章制度罗列出来，只不过是想来个“抛砖引玉”，旨在告知读者诸君一个“制度管人”的大道理。公司如果无章可循，那这个公司肯定是没有生命力的。
其二， 知己知彼
我这里提及的“知己知彼”，主要表现在国内生产和国外销售这两个层面上。就国内生产而言，在大陆做生意，您必须学会如何与各部门、各机关中的形形色色的官员、干部打交道，必须“读懂”他们的待人接物和处事方式。如果更进一步，您最好学会如何体察他们的喜怒哀乐。懂得如何与大陆的官场人物斡旋，您就会省去许多不必要的麻烦，这对您工厂的产品生产和出口也是大有好处的。
与此同时，您还要明白“如何与国内的大大小小商家（尤其是原辅料供货商）谈生意”。懂得了与这些“官方人物”或“私人老板”的生意经，您就会以较为宽松的条件，比较公平的价格，获得相当不错的回报。这无疑对您的广结人脉、管理公司、成本核算、生产出口等大有益处。
总而言之，不了解大陆内情，不懂得与大陆人搞关系，您在大陆办厂或搞贸易绝对是寸步难行的。
除了“知己”（了解国内情况）外，很重要的一点，就是要懂得国际市场的千变万化，掌握住“如何办厂才能获取国外（尤其是欧美大公司）源源不断的订单”的“窍门”，这就是所谓的“知彼”了。
据我所知，几乎大多数来大陆办厂或做贸易的外国友人和港（香港）、澳（澳门）、台（台湾）同胞，他们都会把产品的的主销市场定位于美国和欧洲（尤其是美国）。这不仅因为欧美市场的大公司、大买家财大气粗、潜力无限，同时也因为薄利多销的经营模式给大陆供货商带来的可观利润。
于是乎，诸如美国的零售业大亨“WAL-MART”（沃尔玛）、“TARGET”（塔吉特）、“K-MART（凯马特）、SEAR’S (西尔斯)、MACY’S (梅西百货)和法国的名牌百货“LAFAYETTE（老佛爷）及超市大鳄CARREFOUR (家乐福)等连锁业巨头就统统成了大陆供货商们争相追捧的大买家（当然啰，这些商业大家本身几乎都在中国大陆或香港设有办事处，甚至工厂）。
但不少中国厂家只知道埋头生产、抬头出货，他们并不了解西方世界（尤其是美国的连锁业或零售商）对进口产品的来源以及其制造过程是有着极为严格、极富人性化的要求。举个例子来说，如果美国公司WAL-MART（沃尔玛）决定向您在大陆的工厂买货，那么他们第一件要做的事情就是验厂，就是对您在大陆将为他们制造产品的工厂进行检测。凡通不过他们验厂的，任凭您的产品多优质、价格多合理，他们肯定是不会向您买货的。所以，工厂是否能够通过验厂，就成了中国供货商能否大举进军欧美市场的关键所在。
说句不客气的话，对付象美国WAL-MART、TARGET、K-MART、MACY’S（还有诸如LOWE’S, JC PENNY, ASHLEY, COSTCO和HOME DEPOT等等）之类美国顶级公司的验厂，我是很有发言权的。因为当我在北京为美国一家大公司管理他们中国生意的岁月里，我和我代表处的同事们有过多次与美国商业巨头来华验厂的交道，而且每次验厂，我和我的有关工厂都是以高分通过，大获成功！写到这里，您也许好奇了：“这些大公司到底怎么验厂啊？而你是如何通过他们如此严苛的验厂考核的？”其实，要想通过验厂并不太难，关键就在于要落实好“认真、实在、守法”这六个大字！
美国人对工厂的要求看起来很严格，甚至很“挑剔”，但平心而论，人家的要求是合理的，也是应该的。中国不少工厂之所以一而再、再而三地承受着“验厂不通过”的痛苦，就是这些工厂的所有者们太过于重利，太过于侥幸，太过于忽视人权。
无论是来自欧洲还是美国的商业巨头们，他们最看重中国工厂的无非就是“安全、人权和管理”这三件事。
具体而言之，所谓“安全”，就是看看工厂在管理和生产过程中，各项安全措施或安全设备是否到位？比如，电线的布局和电灯的照明度是否合符安全标准？各种机器设备是否保持在安全状态？是否有安全操作之程序？再比如，消防、报警装置是否依然有效？门卫、保安是否在岗？车间里有无专门的紧急出口或逃生通道？
就“人权”而言，欧美（尤其是美国）公司对其重视的程度远远超出中国人的想象。
若拿“人权”要求与“安全”要求来比，前者要比后者严苛多了。当验厂者发现有关工厂在安全措施方面尚有欠缺的话，他们会允许工厂事后再作补救，等到安全措施改进后，他们会再次来厂检查；但是，如果验厂者一旦发现工厂在人权方面存在的任何问题，他们是绝对不会通过验厂的，也绝不会给工厂任何补救或改进的机会。
“人权”要求中最为重要的有两条：一、工厂是否使用年龄在16岁以下（包括16岁）的童工？二、工厂是否在劳改所或监狱有加工点（这也就是说，工厂是否在剥削在押囚犯）？
除了上面言及的“安全”和“人权”这两点外，验厂者还会关注工厂的管理软件的配置以及工厂在管理硬件和生产上是否过关，那就是对工厂的“管理”要求。相对于前面两点而言，这第三点“管理”还是比较容易做到的。工厂无非是要把档案、卷宗料理清楚；公司要有完善的规章制度；产品注重质量（工厂一定要设有“产品质量检验部”，还要有专职的“质管部经理”）；员工注意素养；厂房、场地规范有序；成品、原料堆放整齐；还有就是，验厂者一定会问：“工人的工资水平是否合理？工厂的环境是否干净？洗手间是否卫生？其中有无洗手液和干净的擦手纸或毛巾？车间里是否有饮用水供应？”与此同时，还要问：“各个车间有没有基本药品和急救包（工厂如有医务所就更好了）？工厂的厨房和饭厅是否符合卫生标准？”
“验厂者”不仅问，他们还要到实地去进行亲自检查。
根据我的经验，工厂要想通过验厂，就只有在“认真、实在、守法”这六个字上下足功夫。除此之外，别无快捷方式。
认真，就是要按照外商要求，认认真真地做好验厂前的一切准备工作；
实在，就是绝对不可弄虚作假，不能“为验厂而验厂”，一定要把每一个估计会碰到的问题，事先加以解决（如果管理上不健全，赶快完善；如果有安全隐患，立刻去除）；
守法，就是坚决不能因为一味地追求利润而以身违法。换句话来说，那就是“绝对不可以使用童工和（或）囚犯”！
综上所述，我以为，只要您既了解中国国情、实际情况，又懂得如何与国际市场接轨，您就是一位合格的行商者了。也就是说，如果您能按我上述的“知己知彼”去做，那么我相信：您在大陆生意上的“耕耘”应该会“风调雨顺”的。
*本文选自拙作《东西南北中国人—细谈如何在大陆做生意》之第四章“如何在大陆做生意”，此书于2014年由台湾采薇出版社在台北出版发行。
（图片源于网络）
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